Det Procedurehåndbog af et firma Det er et skriftligt dokument, der viser trinvise instruktioner om, hvordan man udfører en jobopgave, eller hvordan man håndterer en bestemt situation, når den opstår på arbejdspladsen. Indeholder virksomhedens bedste praksis og beskrivelser af de vigtigste forretningsprocesser.
Denne manual indeholder også metoderne og standarderne for, hvordan arbejdet forventes udført. Oprettelsen af proceduremanualen giver virksomheden mulighed for at styre mod vækst, forenkle uddannelse og lette dets evne til at skalere.
Denne vejledning kan være et bind med tre ringe, en mappe på et netværksdelt drev eller en automatiseret version offentliggjort online ved hjælp af en software administration af procedurer. Alle skal forstå, hvad proceduremanualen er lavet af, og hvor den kan findes, når nogen har brug for den.
At skrive en proceduremanual kræver en klar forståelse af de trin, der er involveret i en bestemt proces. Efterhånden som virksomheden vokser, er der behov for nye procedurer. Proceduremanualen kan også betragtes som et bibliotek med procedurer.
Manualen indeholder prøveprocedurer, der kan bruges som skabelon til nye driftsprocedurer. Alle medarbejdere i organisationen skal undervises i virksomhedens politikker og procedurer; skal altid have øjeblikkelig adgang til en procedurehåndbog.
Artikelindeks
Ved hjælp af en velskrevet proceduremanual kan en virksomhed mere effektivt lette uddannelsen af nye medarbejdere..
Ud over træning giver en proceduremanual nuværende teammedlemmer en ressource til at lære om mindre anvendte procedurer, hvilket sikrer, at de udføres med den korrekte formalitet og opretholder kvalitetskontrol..
Medarbejderne skal forstå, hvad der forventes af dem. Tilsynsførende har brug for en proceduremanual for at styre forretningsprocesser. Ved at dokumentere standarderne kommunikerer du, hvad der er vigtigt for vækst, kvalitet og kundetilfredshed.
Gennem politikker og procedurer, der påvirker et funktionelt område, har frontlinearbejdere beføjelse til at træffe effektive og tidsbesparende beslutninger.
En effektiv proceduremanual giver de passende metoder til interdepartemental kommunikation, gør det muligt for personale at arbejde sammen for at løse de daglige forretningsproblemer uden at kræve unødvendig tilsynsmæssig involvering.
Formålet med proceduremanualen bør være at organisere forskellige indhold, så de afspejler både virksomhedens formularer og kommunikationsmidler for at udføre tjenesten eller fremstille produktet til de laveste omkostninger og på kortest mulig tid..
Har den ekstra fordel ved at opretholde jobtilfredshed og høj medarbejdermotivation.
Før du udvikler en proceduremanual, er det vigtigt at forstå forskellen mellem politik, kerneproces og procedure..
- Politik er sæt af grundlæggende principper og tilknyttede retningslinjer, formuleret og anvendt af ledelsen i en organisation, for at styre og begrænse dens handlinger i forfølgelsen af langsigtede mål.
- Grundlæggende proces er sekvensen af indbyrdes afhængige og sammenkædede procedurer, som på hvert trin forbruger en eller flere ressourcer (medarbejdertid, energi, maskiner, penge) til at konvertere input til output. Disse resultater tjener som input til næste trin, indtil et kendt mål eller slutresultat er nået..
- Procedure er en sekvens af aktiviteter eller et fast handlingsforløb, defineret af trin (indeholdende klart definerede start- og slutpunkter), der skal udføres i samme rækkefølge for at kunne fuldføre en opgave.
Alle de centrale processer, som virksomheden har, skal overvejes. Det begynder med at definere, hvilke processer der skal afgrænses og kortlægges i proceduremanualen, hvilket skaber et resumé af alle de procedurer, du vil medtage..
Selvom ikke alle processer muligvis er anført, er det vigtigt at etablere de mest fundamentale og vigtige. For eksempel kunne en restaurant definere kerneprocesserne for, hvordan en bestemt ret fremstilles, men lige så vigtigt er restaurantens rengøringsproces..
Der bør oprettes en liste over kerneprocesser, der skal dækkes, så hver enkelt kan integreres i proceduremanualen efter kortlægning. Oversigten fungerer som en guide til at sikre, at ingen af opgaverne er tilbage, når manualen begynder at blive skrevet..
Medtag en kort beskrivelse af, hvad der er inkluderet i manualen, der går direkte til de mennesker, der vil bruge manualen, hvad læsere kan forvente, når de bruger manualen, og den bedste måde at bruge manualen på (dvs. ”læs den omslag til omslag slut ”eller“ brug det som en reference til at finde procedurer efter behov ”).
Hver proces er defineret af de trin eller opgaver, der er nødvendige for at fuldføre den. Manglende et trin kan betyde, at du mister eller forsinker en ordre eller har et defekt slutprodukt. Etablering af et rutediagram definerer arbejdsgangen.
For at udfylde en manual skal du starte med en proces ad gangen: start med den første proces i oversigten. De nødvendige trin for at gennemføre processen er beskrevet, så går du tilbage og skriver detaljerne ned for hvert trin.
Sørg for, at hvert trin er klart og koncist. Hvert trin skal give nok detaljer til, at nogen kan følge instruktionerne.
Antag for eksempel, at du opretter en procedure for salgsprocessen efter et krav på Internettet. Først laves der et rutediagram over, hvordan den potentielle kunde oprindeligt kontaktes, efter at de anmodede om oplysningerne: ved telefonopkald, e-mail eller sms.
Hvis udsigten ikke kunne kontaktes oprindeligt, beregnes det, hvor mange gange salgsteamet følger op med specifikke scripts til hver kontakt.
Når du kontakter kunden, tildeles et andet script samt et sæt opfølgninger, afhængigt af om kunden købte produktet eller besluttede at vente..
Det er vigtigt at have en medarbejder eller en, du kender, til at læse det og følge instruktionerne, som de er skrevet. Denne person kan give værdifuld feedback, hvis der er trin, som du ikke kunne udføre eller ikke forstod..
Proceduren debugeres baseret på kommentarerne. Det kan være nødvendigt at omskrive, redigere eller tilføje noget til instruktionerne.
For enhver proces er det lettere for teammedlemmer at følge en formular eller en tjekliste. Derfor skal der udvikles en detaljeret skabelon baseret på den kortlagte proces..
Hvis du har brug for at indsamle specifikke oplysninger, når kunden indtaster, skal du sikre dig, at skabelonen har alle de krævede oplysninger, præsenteret på en kortfattet måde..
Det skal ikke antages, at teammedlemmer husker alt, hvad proceduren indikerer, især når en klient sidder foran dem. Tjeklisterne og formularerne skal integreres som et tillæg til flowchart og procestrin.
Efter at der er tildelt et rutediagram til hver proces, og alle understøttende dokumentskabeloner er oprettet, integreres de i en komplet proceduremanual. Manualen er organiseret på afdelingsbasis.
For eksempel kan proceduremanualen have sektionerne "Salg", "Operationer" og "Distribution". Hver sektion er opdelt i kerneprocesserne i denne afdeling, generelt i den rækkefølge, som hver kerneproces udføres i den samlede levering af produkterne..
I afsnittet "Distribution" kan du have flere hovedprocesser, såsom "Få ordren", "Pakket til levering", "Forsendelse" og "Sporing".
Procedurehåndbogen er organiseret med en indholdsfortegnelse, og hver procedure er tydeligt angivet med en fed titeloverskrift.
En titelside er inkluderet med navnet på manualen, en indholdsfortegnelse, introduktionen og procedurerne i rækkefølgen af indholdsfortegnelsen.
Faner kan endda placeres, så teammedlemmer let kan gennemgå manualen for at hjælpe dem med at finde relevante procedurer i deres afdelinger..
Endelig laves og distribueres kopier. Tilskynd kontinuerlig feedback og opdater manualen, når det er nødvendigt. En manual bør være tilgængelig i et bestemt område på hvert funktionelt sted under anvendelse af politikker og procedurer.
-Manual til tilberedning af hamburgere på en bestemt måde.
-Manual til, hvordan man reagerer på brand, jordskælv eller naturkatastrofe.
-Manual til, hvordan man håndterer kundeklager eller en aggressiv kunde.
-Manual til at udføre en personaleudvælgelsesproces.
-Manual til at vide, hvordan man arbejder i en restaurant.
Endnu ingen kommentarer