Det kontrolprincipper af et firma er de regler, der kræver eksistensen af procedurer og processer etableret i regnskabssystemer for at hjælpe ledere med at overvåge og regulere forretningsaktiviteter og derved sikre, at virksomhedens aktiver er beskyttet.
Formålet med kontrolprincipperne er at sikre, at regnskabssystemet fungerer korrekt, og at forretningsbegivenheder registreres nøjagtigt. Det er klart, ledere kan ikke føre tilsyn med alle medarbejdere, så der er mulighed for, at der sker fejl eller svindel.
For at identificere og etablere effektive kontroller skal ledelsen løbende vurdere risikoen, overvåge implementeringen af kontrollen og ændre kontrollen efter behov..
At have en sådan vigtig forretningsfunktion giver rimelig sikkerhed ved at reducere sandsynligheden for fejl og beskytte organisationens aktiver. På grund af dets betydning bør virksomheder overveje de grundlæggende principper for kontrol.
Artikelindeks
Ledelsesstil og forventninger hos ledere, især deres kontrolpolitikker, bestemmer kontrolmiljøet.
I et kontrolmiljø er der yderligere tilsyn udført af et ledelsesudvalg, der sikrer, at der er administrativ integritet, etiske værdier, en veldefineret organisationsstruktur og kompetente og pålidelige medarbejdere, der tildeler myndighed og ansvar..
De er specifikke politikker og procedurer, som ledelsen bruger for at nå sine mål. Disse inkluderer følgende:
Kræver, at forskellige personer får ansvaret for at udføre forskellige opgaver i relaterede aktiviteter, især dem, der involverer autorisation, forældremyndighed eller journalføring.
Ved at kræve, at forskellige mennesker udfører disse funktioner, skabes et afbalanceret kontrolsystem..
Hjælper med at sikre, at alle virksomhedsaktiviteter overholder etablerede politikker og retningslinjer.
At kræve, at visse ledere godkender bestemte typer transaktioner, tilføjer en yderligere forpligtelse til regnskabsregistreringen ved at demonstrere, at transaktionerne er blevet analyseret og godkendt af den relevante myndighed..
Det inkluderer oprettelse af fakturaer og andre dokumenter, der er nemme at bruge og tilstrækkelig informative, brugen af fornummererede og fortløbende dokumenter og rettidig forberedelse af dokumenter..
Standardisering gør det let at gennemgå gamle poster ved at se efter kilden til eventuelle uoverensstemmelser i systemet. Manglende standardisering kan medføre, at nogle ting overses eller fejlagtigt fortolkes i en sådan gennemgang.
De er elektroniske eller mekaniske kontroller (pengeskabe, identifikationskort, hegn, kasseapparater, videokameraer, låse) eller computerkontrol, relateret til adgangsrettigheder eller etablerede sikkerhedskopierings- og gendannelsesprocedurer..
Teknologi kan generelt gå, hvor folk ikke kan, og du kan være på jobbet 24 timer i døgnet uden behov for ekstra løn.
Kontrol af adgang til et regnskabssystem via adgangskoder, låse og elektroniske adgangslogfiler holder uautoriserede brugere ude af systemet, samt giver en måde at revidere systembrug for at identificere fejlkilder.
Virksomheder skal regelmæssigt gennemgå deres kontrolsystemer. Dette skal udføres af en person, der ikke har udført noget af det arbejde, der skal verificeres.
Disse anmeldelser hjælper med at sikre pålideligheden af regnskabsoplysninger og effektiviteten af operationerne..
Virksomheden skal klart etablere ansvar. At tildele mennesker et specifikt ansvar sikrer, at de forstår deres rolle i at forblive i kontrol.
Hvis ansvaret overses, vil et effektivt overvågningssystem gøre det klart, hvem der ikke udfører en tildelt opgave.
Alle disse kontroller opfylder målene i kontrolprincippet. Når kontrollerne er i gang, behøver ledere ikke at overvåge hver medarbejders aktivitet. De kan regelmæssigt gennemgå kontrollerne for at sikre, at de fungerer korrekt og fokusere på at drive virksomheden.
Det er en god kontrol at sikre, at journalføringsfunktionerne er adskilt fra den faktiske kontanthåndtering.
Af denne grund er kasserer ansvarlig for at indsamle kontanter fra kunder med mulighed for at deponere dem i banken, og regnskabsafdelingen har ansvaret for at registrere disse kontantindtægter og foretage bankafstemninger..
På denne måde kan en enkelt person ikke tage klientens penge og misbruge dem og senere dække over falske regnskaber.
Hvis to mennesker udfører disse job, er den eneste måde, hvorpå bedrageri kan virke, hvis hver person er i medvirken til den anden. Det er klart, at to medskyldige medarbejdere er meget mindre tilbøjelige til at stjæle end en enkelt medarbejder..
At kræve godkendelse for at kunne foretage store udgiftsbetalinger kan forhindre skruppelløse medarbejdere i at foretage store falske transaktioner med virksomhedens midler.
En officiel prisliste fungerer som en godkendelse for salgspersonalet til at sælge til disse priser. Derudover kan der være en kontrol, der gør det muligt for salgschefen at godkende rimelige ændringer i prislisten..
Obligatorisk medarbejderomsætning eller ferieperiode implementeres for at opdage falske ordninger, hvor det er nødvendigt at have et regelmæssigt system til at vedligeholde det.
Hvis regnskabsføreren skifter ansvar hver anden måned, vil en person ikke være i stand til konsekvent at køre et skurk.
Fysiske revisioner inkluderer manuel optælling af kontanter og andre fysiske aktiver, der er registreret i regnskabssystemet, såsom varebeholdninger..
Fysisk optælling kan afsløre skjulte uoverensstemmelser i kontosaldi ved helt at omgå elektroniske poster. Optælling af kontanter på salgsstederne kan ske dagligt eller endda flere gange om dagen.
Større projekter, såsom fysisk opgørelse, skal udføres sjældnere, måske årligt eller kvartalsvis.
De garanterer, at saldoen i regnskabssystemet falder sammen med saldoen på andre enheders konti, såsom banker, leverandører og kunder.
Forskellene, der findes mellem disse typer supplerende konti, kan afsløre uoverensstemmelser i de egne konti, eller at fejlene stammer fra de andre enheder.
De er sandsynligvis de mest almindelige interne kontroller, fordi de ikke kun beskytter virksomheden, men øger dens effektivitet.
Automatiske tidsure er et godt eksempel. Medarbejdere kontrolleres af disse ure, når de ankommer, og kontrolleres derefter i slutningen af deres skift.
Automatiseret ur eliminerer muligheden for, at medarbejderne snyder med deres arbejdstid.
Endnu ingen kommentarer