Det funktioner som en administrativ assistent de er opgaver til hjælp og ledsagelse til de normale aktiviteter, der udføres af en virksomhed. Derfor er de afgørende for en effektiv drift af det samme.
Disse aktiviteter varierer normalt efter forretningsområdet for det firma, hvor de arbejder. For eksempel i specialiserede kontorer som advokatfirmaer har assistenter normalt specifik uddannelse til at udføre bestemte aktiviteter.
Der er dog funktioner, der er fælles for alle områder, der normalt drejer sig om distribution og styring af information inden for kontoret. Dette inkluderer håndtering af dokumenter, arkiver og tilrettelæggelse af begivenheder..
Men disse aktiviteter kan blive meget mere omfattende. Ved nogle lejligheder skal administrative assistenter også sørge for at behandle regnskabsoplysninger og endda garantere driften af virksomhedens teknologiske ressourcer..
En af hovedfunktionerne for en administrativ assistent er at hjælpe kontormedlemmer med dokument- og filhåndtering.
Normalt er denne opgave relateret til lagring, organisering og styring af filer. Men ved visse lejligheder kan det også være nødvendigt for dem at skrive, redigere og gennemgå dokumenter.
I nogle virksomheder bliver de endda bedt om at tage diktering af breve eller noter og registrere referaterne fra de møder, der finder sted.
I nogle tilfælde, for eksempel når det kommer til et advokatfirma, kræves der specialuddannelse for at kunne udføre disse funktioner: den administrative assistent skal forstå terminologien og juridiske procedurer.
På den anden side har administrative assistenter, der arbejder inden for det medicinske område, brug for forskellige færdigheder. De skal have den nødvendige uddannelse i at håndtere patienter og læse medicinske rapporter.
Planlægning af kontorbegivenheder er også ofte ansvaret for administrative assistenter. Størrelsen på dette ansvar kan variere alt efter virksomhedens størrelse.
En begivenhed kan simpelthen være et møde eller en forretningsfrokost, men det kan også være en større konference eller firmafest. I begge tilfælde skal deltageren administrere alle kriterierne i forbindelse med begivenheden.
Dette inkluderer at kontakte leverandører, foretage reservationer, vælge menuer og indretning. Men det inkluderer også at kontakte, invitere og bekræfte deltagere, højttalere og undervisere, hvis dette er nødvendigt..
Kundeservice er normalt en af de mest almindelige opgaver for administrative assistenter. Målgruppen afhænger altid af virksomhedens størrelse og dens forretningsorientering..
For små virksomheder, der tjener offentligheden direkte, kan det være nødvendigt, at den administrative assistent hilser på kunderne. Når dette sker, er deres arbejde rettet mod at vejlede og hjælpe dem under deres passage gennem virksomhedens faciliteter..
I større virksomheder bliver den administrative assistent nødt til at besøge besøgende af en anden art som f.eks. Partnere eller store leverandører.
I dette tilfælde vil din mission være at guide dem i opfyldelsen af deres dagsorden og møder med ledelsen eller andre områder af virksomheden..
Kategorien kundeservice inkluderer telefon og virtuel service. I tilfælde af telefonassistance er orientering af klienter og partnere inkluderet samt organisering og administration af dagsordener..
Når det kommer til virtuel service, afhænger opgaverne af de kanaler, som virksomheden leverer til kundeservice eller informationsstyring..
I nogle tilfælde involverer det administration af e-mail, besvarelse, videresendelse eller arkivering af meddelelser efter behov.
I andre tilfælde, når de virtuelle kommunikationskanaler er mere forskellige, kan andre opgaver inkluderes, såsom at tage sig af offentligheden gennem chat-systemer eller endda besvare spørgsmål via virksomhedens sociale netværk..
I store virksomheder er det almindeligt, at der er personale, der specifikt fokuserer på at deltage i disse kommunikationskanaler. Når virksomheder er små, er denne opgave normalt i hænderne på administrative assistenter.
Administration af dagsordener er ofte en af de vigtigste opgaver for administrative assistenter. Dette ansvar inkluderer at modtage anmodninger om aftaler og møder pr. Telefon, personligt eller online og organisere dem på dagsordenen i henhold til de definerede kriterier..
Det inkluderer også planlægning af møder i og uden for virksomheden, arbejdsluncher og forretningsrejser..
I sidstnævnte tilfælde er det også assistentens ansvar at reservere fly, hoteller, restauranter eller mødelokaler efter behov..
Administrative assistenter er undertiden ansvarlige for overvågning og registrering af udgifter, der opstår i virksomheden. Disse opgaver kan være enkle, som at registrere visse udgifter på et regneark..
I nogle tilfælde kræves det, at assistenten har uddannelse i udvikling af mere komplekse opgaver. For eksempel kan dit ansvar omfatte rapportering af regnskab til ledelsen..
Normalt afhænger dette af virksomhedens størrelse. En stor virksomhed har tendens til at have mere specialiserede roller; i disse administreres regnskabsoplysningerne af en person, der er ansat til dette formål.
En af de grundlæggende færdigheder for enhver administrativ assistent er dog beherskelse af kontoregnskabssoftware, såsom Microsoft Excel..
Forvaltningen af teknologiske ressourcer er også en del af funktionerne for administrative assistenter. I denne forstand er dit ansvar at sikre, at alle de nødvendige værktøjer til driften af virksomheden fungerer godt..
Dette inkluderer at tage sikkerhedskopier af oplysningerne i computerudstyr og opdatere antivirus blandt andre opgaver..
På den anden side inkluderer det styring af udstyr såsom projektorer og bærbare computere. Det indebærer også revision og vedligeholdelse af det nødvendige udstyr til den normale udvikling af de aktiviteter, der er under dets ansvar..
Dette betyder ikke, at den administrative assistent skal have teknisk viden. Dets arbejde består specifikt i at ansætte teknisk personale til periodisk at udføre vedligeholdelse af udstyret for at undgå tilbageslag..
Modtagelse og levering af korrespondance og pakker er den administrative assistents funktion. Dette vil være opmærksom på sporing af forsendelse og foretage betalinger, hvis det er nødvendigt. Til gengæld skal du styre korrespondancen og levere den til de tilsvarende afdelinger.
Den administrative assistent skal have kontrolleret personoplysningerne for de ansatte i virksomheden eller institutionen. Dette fungerer, så assistenten om nødvendigt hurtigt kan give oplysningerne. Til dette vil han være ansvarlig for at indhente identifikations- eller interessedata for hver medarbejder.
På møder kan tilstedeværelsen af den administrative assistent være påkrævet at tage ovenstående til efterretning og derefter transkribere det i skriftligt format. Det samme vil ske, hvis nogle samtaler er taget af lyd og kræver transskribering..
Blandt en administrativ assistents færdigheder og evner kunne vi nævne:
- Kendskab til kontorautomatisering (databaser, regneark, tekstbehandlingsprogrammer, desktop-publiceringsprogrammer ...).
- Kommunikationsegenskaber.
- At blive organiseret.
- Evne til at styre tid og ressourcer.
- God hukommelse.
- Dygtighed med computerprogrammer.
- Skrivefærdigheder.
- Syntesekapacitet.
- Kapacitet til teamwork.
- Godt skriftligt niveau, stavning og læseforståelse.
- Effektivitet og produktivitet.
Endnu ingen kommentarer