En projektaktivitetsplan er et dokument, generelt lavet i form af en tabel eller graf, hvor alle de opgaver, der skal udføres for at udføre et bestemt projekt inden for en bestemt tid, let kan visualiseres.
Derudover er det ikke kun muligt at se, hvilke opgaver der er nødvendige for at gennemføre projektet, men også i hvor længe disse opgaver skal udføres, og hvornår de skal begynde at blive udført, da det for nogle projekter kan være nødvendigt at afslut en opgave for at starte en anden.
Derudover kan tidsplanen også omfatte information om de ressourcer, der er nødvendige for at udføre hver opgave, og om den person eller sektor, der har ansvaret for at udføre dem, blandt andre oplysninger..
Der er ingen enkelt måde at lave en tidsplan for aktiviteter på, selvom en af de typer grafer, der mest bruges til at lave dem, er Gantt-diagrammet..
Her er nogle af de vigtigste funktioner, som projektaktivitetsplaner bruges til:
At have en detaljeret tidsplan for aktiviteter gør det muligt at gennemføre en bedre overvågning af de opgaver, der skal udføres for at gennemføre et bestemt projekt. På denne måde er det muligt at rette eller endda undgå forsinkelser eller ubesvarede opgaver.
I et softwareprojekt kan den person, der er ansvarlig for at kontrollere tidsplanaktiviteterne, se, om opgaverne afsluttes inden for den fastsatte tid, eller om der er opgaver, der har forsinkelser.
Ved at bruge en aktivitetsplan, hvor de mængder materiale, der er nødvendige for at udføre hver opgave, er angivet, er det let at bestemme, hvor meget materiale og hvornår det vil være nødvendigt..
For eksempel kan du i et aktivitetsplan for et byggeprojekt let se, på hvilken dato en bestemt mængde beton er nødvendig. På denne måde, hvis du ikke har den nødvendige mængde beton på lager, kan du købe materialet på forhånd, så det er tilgængeligt, når du har brug for det..
Takket være brugen af en aktivitetsplan er det muligt at opdage, i hvilken del af processen der er flere trafikpropper, der er i stand til at løse disse problemer i tide, så der ikke er nogen forsinkelser.
For eksempel på en fabrik, hvis det opdages, at der er en mulig forsinkelse i fremstillingen af en vigtig del, kan flere arbejdere placeres i denne sektor for at hjælpe med at fuldføre opgaven hurtigere..
For at udføre en tidsplan for aktiviteter for et projekt skal følgende trin følges:
Den første ting at gøre for at oprette en aktivitetsplan er at definere alle de opgaver, der er nødvendige for at gennemføre projektet..
I tilfælde af at projektet involverer forskellige sektorer i en fabrik eller virksomhed, anbefales det, at alle de ansvarlige for de forskellige områder af det samme bidrager med detaljeret information om de opgaver, der skal udføres..
Dernæst skal de relationer, som hver af de aktiviteter, der skal udføres, etableres..
Dette gøres med det formål at undgå mulige konflikter eller afbrydelser, da der kan være visse opgaver, der afhænger af andre. Af denne grund er aktiviteterne klassificeret som følger:
Disse aktiviteter er dem, der ikke kan startes, før en anden aktivitet er afsluttet.
Disse aktiviteter er dem, der kan starte på samme tid.
Disse aktiviteter er dem, der afhænger af afslutningen af en efterfølgende aktivitet for at starte.
Disse aktiviteter er dem, der slutter på samme tid.
I dette trin skal du definere, hvor lang tid hver af aktiviteterne tager separat. Den fastsatte tid er et skøn, selvom det skal være så realistisk som muligt, da tidsplanens pålidelighed afhænger af dette..
Ved at fastlægge disse tidspunkter vil det være muligt at kontrollere, om aktiviteterne udføres inden for den fastsatte tid, eller om der er behov for justering eller korrektion i en proces for at overholde kalenderen.
Når aktiviteterne er defineret og forbundet med deres respektive varighedstider, udføres tidsplanen. En af de mest anvendte formularer til udarbejdelse af aktivitetsplaner er Gantt-diagrammet, selvom der også er andre formater.
Med hensyn til tidspunkterne skal visse margener overvejes i hver aktivitet, da det er muligt, at der kan opstå uforudsete begivenheder.
Derudover kan du i dette trin tilføje de ressourcer (materialer og arbejdskraft, blandt andre), som hver aktivitet skal udføres..
På grund af det faktum, at der er et stort antal variabler, der kan ændre de forudindstillede tidspunkter i tidsplanen, er det nødvendigt at kontrollere både tid og ressourcer, når aktiviteterne udføres..
På denne måde kan der foretages justeringer i tidsplanen for at rette op på de ulemper, der kan opstå, såsom flytning af ressourcer eller oprettelse af nye opgaver..
Her er nogle eksempler på forskellige projektaktivitetsplaner:
Følgende eksempel er en tidsplan for aktiviteter til et softwareprojekt.
Følgende eksempel er en aktivitetsplan for et forskningsprojekt.
Følgende eksempel er et aktivitetsplan for et specialeprojekt.
Følgende eksempel er en aktivitetsplan for et byggeprojekt. I dette særlige tilfælde er det en ombygning i et hus.
Følgende eksempel er en tidsplan for uddannelsesmæssige projektaktiviteter.
Endnu ingen kommentarer