Blandt de vigtigste funktioner som sekretær De lægger vægt på at styre dagsordenen, betjene offentligheden og håndtere fortrolige oplysninger. Det er den person, der har ansvaret for at udføre administrativ bistandsopgaver på et kontor.
Denne stilling kan udøves af en mand eller en kvinde, selvom det mest almindelige er, at det er en kvinde, der udøver den. De har normalt ansvaret for fortrolige anliggender for mennesker med et bestemt hierarki inden for virksomheden, såsom blandt andet direktører, ledere, præsidenter. Dette gør dem til den højre hånd for den udøvende, for hvem de arbejder..
Hvis virksomheden er lille, er sekretærens store arbejdsbyrde relateret til grundlæggende kontoropgaver.
Nogle lande i verden tilegner ham en særlig dag i løbet af året for at takke og fejre hans arbejde. For eksempel er sekretærens dag i Colombia, Peru og Mexico den 26. april, mens den i Venezuela er den 30. september.
Sekretærens job er at give støtte og samarbejde til sin chef, så hun fuldt ud kan udføre sin rolle i organisationen uden forsinkelser eller distraktioner.
Selvom virksomhedens natur påvirker den type arbejde, der kræves af en sekretær, kan det siges, at hendes hovedfunktioner er:
Det er sekretærens ansvar at holde dagsordenen for den person, for hvem hun arbejder ajour. Der skal du afspejle alle dine arbejdsforpligtelser og til tider personlige.
Du skal også registrere dataene for alle de mennesker og institutioner, som din arbejdsgiver skal være relateret til.
En sekretærs dagsorden fungerer ofte som en operationel log for den udøvende, for hvem hun arbejder..
Opmærksomhed over for offentligheden er en af de mest grundlæggende opgaver, som sekretæren skal udføre. Du skal besvare opkald og registrere årsagen til dem samt alle de data, der giver din arbejdsgiver mulighed for effektivt at følge op på sagen..
Han er også den person, der hilser besøgende på kontoret. Af denne grund er det vigtigt, at sekretæren opretholder et billede, der stemmer overens med arbejdspladsens virksomhedsimage..
Hans rolle der er ikke kun at hilse på og gøre ventetiden på besøgende venlige, men også at give de første instruktioner og retningslinjer om virksomhedens organisationskultur og interne processer..
Ud over at være den person, der modtager og håndterer korrespondance fra sin chef, skriver en sekretær, læser, reagerer på og arkiverer de fleste af hendes arbejdsgivers breve, meddelelser, notater og e-mails..
Til dette formål skal du håndtere bestemte applikationer af software der giver dig mulighed for at forberede sådanne dokumenter med større smidighed og hastighed.
Specificiteten af disse kompetencer afhænger af den type arbejde, der kræves i det område, hvor de arbejder..
Sekretæren administrerer kontaktdatabasen for sin chef og arkiverer skriftlig korrespondance samt mødeprotokoller og andre dokumenter af interesse på kontoret.
Det er sekretæren, der normalt noterer sig de forhold, der diskuteres på vigtige møder.
Blandt de funktioner, der skelner mellem en god sekretær, er at håndtere al ekstremt vigtig information tilstrækkeligt og effektivt til driften af det firma eller den institution, hvor hun arbejder..
For eksempel skal du have kontrol over de juridiske dokumenter, der kan kræves af offentlige organer til enhver tid.
Du kan også have adgang til information fra miljøet eller fra en hvilken som helst af de aktører, der er relateret til virksomheden. Disse oplysninger skal håndteres på en diskret, effektiv og rettidig måde..
Sekretæren skal betjene og vedligeholde kontorudstyr og møbler: blandt andet telefoner, kopimaskiner, printere, projektorer, møbler, arkivskabe..
Det er ham, der holder styr på beholdningen af kontorartikler og udstyr. Det holder også fysiske og elektroniske filsystemer i orden, så information er let tilgængelig, når det er nødvendigt..
Sekretæren skal have et rent og organiseret arbejdsområde, da det normalt er en af de første ting, som folk uden for virksomheden ser, når de kommer ind i dets faciliteter.
Normalt skal en udøvende præsentere sine rapporter i form af præsentationer, der opsummerer og rangerer informationen. Til denne opgave beder han normalt sin sekretær om hjælp.
Den person, der er i sekretariatet, skal sikre, at de oplysninger, der vises der, korrekt afspejler de data, som hans chef ønsker at dele.
Du skal også være forsigtig med, at det er en præsentation uden stavefejl, og at den er i overensstemmelse med virksomhedens grafiske identitet..
Det er også en sekretærs ansvar at være opmærksom på, at de politikker og procedurer, der er nødvendige for at tage sig af aktiverne i det selskab eller den institution, hvor hun arbejder, følges..
I henhold til hendes chefs hierarkiske niveau kan sekretæren validere nøjagtigheden af de data, der afspejler detaljerne i budgetoperationer.
En sekretær skal tage sig af ledelseskontrol og korrekt administration af ressourcer inden for kontoret.
Hvis chefen har brug for at rejse meget af arbejdsårsager, har sekretæren funktionen til at organisere alt, der er relateret til turen. Fra anskaffelse af tog- eller flybilletter, reservation af indkvartering eller leje af en chauffør eller lokal guide.
I mange tilfælde er sekretæren ansvarlig for at distribuere eller modtage information fra andre afdelinger, før de går gennem hendes chef. Med dette undgår du en overbelastning af arbejde for din overordnede, da du kan syntetisere de vigtigste behov og dem, der kræver mere presserende.
Med stigningen af onlinejob opstår tallet på sekretærer online eller virtuelle assistenter.
Disse sekretærer udfører de fleste af de opgaver, der er beskrevet ovenfor, men eksternt. I disse tilfælde opkræver sekretærerne deres tjenester pr. Time eller efter projekt.
Endnu ingen kommentarer