Det direktionssekretær er et job eller erhverv, der tjener til at yde maksimal støtte til højtstående medarbejdere i en virksomhed eller organisation. Det er den, der vil organisere og vedligeholde lederne for ledere og hjælpe dem med at udføre en lang række administrative opgaver.
Målet er at bidrage til den samlede effektivitet af virksomheden ved at sikre, at alle administrative opgaver, der er tildelt dig, udføres på en rettidig og effektiv måde. En sekretær er den person, der yder administrativ støtte. De kan udføre opgaver såsom at skrive og arkivere, besvare telefonen og sende meddelelser.
På den anden side udfører eksekutivsekretæren eller administrativ assistent også nogle af disse aktiviteter sammen med at koordinere kontoret, undersøge produkter, interagere med leverandører, bestille produkter og oprette en database..
Eksekutivsekretærer modtager typisk højere lønninger end sekretærer, fordi de udfører funktioner på højt niveau og fremskynder kontorets produktivitet..
Artikelindeks
- Bachelor of Business Administration eller beslægtede områder.
- Bevist erfaring som eksekutivsekretær eller lignende administrativ rolle.
- Skal være kompetent i styringen af Microsoft-Office på en integreret måde og i softwaren "back-office", for eksempel ERP-systemer.
- Dybdegående kendskab til kontoradministration og grundlæggende regnskabsprocedurer samt det relevante tekniske ordforråd, der anvendes i branchen.
- Kendskab til grundlæggende undersøgelsesmetoder og rapporteringsteknikker.
- Fremragende organisations- og tidsstyringsevner.
- Enestående kommunikations- og forhandlingsevner.
- Integritet og fortrolighed.
Eksekutivsekretærer skal være hurtige fagfolk med store tidsstyringsevner og multitasking-evner. Det er med deres flid og kompetence i deres arbejde, at ledere kan fokusere på deres ledelsesmæssige ansvar uden at bekymre sig om andre opgaver..
Mange ledere er stærkt afhængige af deres eksekutivsekretær for at koordinere de daglige opgaver og holde dem på skema. Der kræves meget takt og selvsikkerhed som vogtere af managerens tid.
Eksekutivsekretærer skal være dygtige i grundlæggende færdigheder såsom skrivning, grammatik, stavning og tegnsætning og have erfaring med at bruge kontorudstyr og almindelige softwareapplikationer såsom tekstbehandling, regneark og grafik..
De skal også have fremragende tidsledelsesfærdigheder og evnen til effektivt at håndtere forskellige ansvarsområder..
På den anden side har en eksekutivsekretær også brug for andre kvaliteter, såsom god dømmekraft, diplomati, diskretion og evnen til at løse problemer uafhængigt..
De har brug for stærke kommunikationsevner for at interagere med offentligheden, skrive rapporter og gennemgå publikationer.
Du skal vide, hvordan du skal være fuldt opmærksom på, hvad andre siger, tage dig tid til at forstå de punkter, der fremsættes, stille spørgsmål som passende og ikke afbryde på upassende tidspunkter.
Fuld forståelse af skriftlige sætninger og afsnit i arbejdsrelaterede dokumenter.
Lær hvordan du effektivt kan styre både din egen tid såvel som andres tid.
Tal tydeligt med andre for at formidle information effektivt.
Har effektiv kommunikation skriftligt, alt efter hvad publikum har behov for.
Brug af logik og ræsonnement til at identificere styrker og svagheder ved løsninger, konklusioner eller alternative tilgange til problemer, der opstår.
Forstå implikationerne af ny information for nuværende og fremtidige problemløsning og beslutningstagning.
Justering af handlinger i forhold til andres handlinger.
Gennemgang og evaluering af resultaterne for sig selv, andre mennesker eller organisationer for at foretage forbedringer eller træffe korrigerende foranstaltninger.
En administrerende sekretær kan være ansvarlig for småpenge og regnskab, men kan også styre et budget. Du kan offentliggøre artikler på et websted, selvom du også kan designe og administrere hjemmesiden.
Du kan indtaste data i et regneark, som du har designet og brugt til rapporteringsfunktioner.
En administrerende sekretær kan føre tilsyn med det administrative personale. Rapporterer ofte direkte til administrerende direktør og kan godkende en eller flere ledende medarbejdere.
- At holde ledere på dagsordenen og hjælpe med at planlægge aftaler, bestyrelsesmøder, konferencer osv..
- Deltag i møder for at skrive mødereferater og referater, kompilér, transkriber og distribuer dem derefter.
- Lav alle rejsearrangementer for ledere: billetkøb, hotelreservation, levering af dagpenge, ledelse og gennemgang af relevant dokumentation osv..
- Udføre påbudte undersøgelser, indsamle data og udarbejde dokumenter eller rapporter til overvejelse og præsentation af ledere, komitéer og bestyrelser, som tildelt.
- Håndter fortrolige dokumenter, og sørg for, at de forbliver sikre.
- Modtag og filtrer telefonopkald, og omdiriger dem til den relevante person, når det er praktisk.
- Håndtere, prioritere og distribuere al indgående eller udgående korrespondance (e-mail, breve, faxer, pakker osv.), Læsning og analyse af indgående notater, præsentationer og rapporter for at bestemme deres betydning og planlægge deres distribution.
- Forbered svar på korrespondance, der indeholder rutinemæssige forespørgsler.
- Overvåg brugen af kontorartikler og forhandle vilkår med leverandører for at sikre mere rentable ordrer.
- Mød med enkeltpersoner, særlige interessegrupper og andre på vegne af ledere, udvalg og bestyrelser.
- Velkommen besøgende og afgøre, om de skal have adgang til bestemte personer.
- Opbevar papir og elektroniske optegnelser, så oplysningerne er organiserede og let tilgængelige for hurtig hentning.
- Forbered fakturaer, rapporter, breve, årsregnskaber og andre dokumenter ved hjælp af tekstbehandlingssoftware, regneark, databaser og / eller præsentationer, der også giver den tilsvarende hjælp til regnskab.
- Udfør generelle kontoropgaver, såsom vedligeholdelse af administrationssystemer og udfør grundlæggende regnskabsarbejde.
- Koordinere og direkte kontortjenester, såsom optegnelser og budgettering, for at hjælpe ledere.
- Etablere og overvåge administrative politikker og procedurer, både for kontorets ansatte og for organisationen.
- Gennemgå driftspraksis og procedurer for at afgøre, om der kan forbedres inden for områder såsom workflow, rapporteringsprocedurer eller udgifter.
- Overvåge og uddanne andet administrativt personale.
Endnu ingen kommentarer