Det principper for administrativ kontrol er de generelle regler, der skal overholdes i processen med at analysere, om handlingerne gennemføres som planlagt og træffe de nødvendige korrigerende foranstaltninger for at bekræfte planlægningen.
Styring betyder at prøve at udnytte de tilgængelige ressourcer bedst muligt til at nå forretningsmålsætningen. Derfor inkluderer administrationen alle virksomhedens aktiviteter.
Administrativ kontrol er det sæt procedurer, der er nødvendige for administrativ og økonomisk effektivitet. Som en integreret del af en organisations interne kontrolsystem er dens mål at sikre fuld og rettidig implementering af ledelsens politikker og planer..
Nogle eksempler på administrative kontroller inkluderer proceduremæssige ændringer, medarbejderuddannelse og installation af advarselsskilte..
De grundlæggende principper for administrativ kontrol kan grupperes i elleve kategorier, der afspejler dets formål og art, struktur og proces. Disse principper for administrativ kontrol er beskrevet nedenfor.
Det grundlæggende mål med administrativ kontrol er at nå målene. Dette gøres ved at opdage fejl i planerne.
Potentielle eller faktiske afvigelser fra planer skal detekteres tilstrækkeligt til at muliggøre effektiv korrigerende handling.
Et administrativt kontrolsystem skal opdage og fremhæve årsagerne til afvigelser fra planerne med de mindst mulige omkostninger.
Princippet om effektivitet er særlig vigtigt i kontrol, fordi teknikkerne har tendens til at være dyre og besværlige..
En leder kan være så optaget af kontrol, at han kan bruge mere end nødvendigt for at opdage en afvigelse. Kontroller, der alvorligt forstyrrer underordnede myndighed eller med motivationen hos dem, der gennemfører planerne, er ineffektive.
Hovedansvaret for udøvelse af kontrol ligger hos den leder, der har ansvaret for gennemførelsen af planerne. Deres ansvar kan ikke ophæves eller annulleres uden at ændre organisationens struktur..
Ansvaret for kontrol bør gives til bestemte personer på hvert trin i operationen.
Dette enkle princip præciserer den sjældent forståede rolle som controllere og styreenheder..
Disse agenturer fungerer som en tjeneste, der giver kontrolinformation. De kan dog ikke udøve kontrol, medmindre de får ledelsesmæssig myndighed og ansvar for ting, der kontrolleres..
Kontrol skal ligesom planlægning være fremadskuende og forebyggende. Dette princip er ofte blevet forsømt, hovedsageligt fordi kontrol har været mere afhængig af statistiske og regnskabsmæssige data snarere end på prognoser og fremskrivninger..
Selvom prognoserne ikke er nøjagtige, er de bedre end de historiske optegnelser. Ideelt set bør et kontrolsystem give øjeblikkelig feedback for at rette afvigelser fra ønsket ydeevne, så snart de opstår..
Hvis dette ikke er muligt, skal kontrollen baseres på prognoserne for at forudse afvigelser over tid. Der bør lægges større vægt på at forhindre mangler end at afhjælpe dem, efter at de opstår.
For eksempel hjælper kontantprognoser med at opretholde virksomhedernes solvens, foregribe mangel på kontanter og forhindre dem.
Langt de fleste kontroller, der er i brug i dag, er baseret på det faktum, at mennesker laver fejl. Bruges ofte som indirekte kontrol for at opdage fejl, ofte efter det faktum.
Hvor det er muligt, bør der anvendes direkte kontrol, der har til formål at forhindre fejl. Forbedring af ledernes kvalitet kan minimere behovet for indirekte kontroller. Ledere af høj kvalitet laver meget få fejl og udfører alle deres funktioner til den bedste fordel.
Kontrol er opgaven med at sikre, at planerne gennemføres effektivt. Derfor bør kontrolteknikker afspejle planernes specifikke karakter og struktur..
Jo klarere og mere omfattende organisationens planer er, og jo flere kontroller der er designet til at afspejle disse planer, jo mere effektiv er kontrollen til at imødekomme behovene..
For eksempel skal omkostningskontrol baseres på planlagte omkostninger af en defineret og specifik type.
Feedbackdata skal først rapporteres i bunden af pyramiden; det vil sige til tilsynsførende og endda til operationelt personale, der er på de laveste niveauer.
Dette giver medarbejderne mulighed for at kontrollere deres egne situationer samt fremskynde korrigerende handlinger..
Et administrativt kontrolsystem er i overensstemmelse med området for administrativ myndighed og skal afspejle organisationens struktur..
Når det administrative kontrolsystem er tilpasset organisationens struktur, bestemmer det ansvaret for handlingen og letter korrektionen af planens afvigelse.
Tilsvarende skal oplysningerne til evaluering af præstation i forhold til planer skræddersys til positionen for den leder, der vil bruge den. Med andre ord skal alle tal og rapporter, der bruges til kontrolformål, være i overensstemmelse med organisationen..
Kontrol bliver effektiv, når de er i overensstemmelse med positionen, det operationelle ansvar, den kompetence og den enkelte persons behov..
Omfanget og detaljerede oplysninger, der kræves, varierer efter ledelsens niveau og rolle.
Tilsvarende foretrækker forskellige ledere forskellige former og enheder for informationsrapportering. Derfor skal kontrollerne opfylde de enkelte lederes individuelle krav..
Alle operationer har visse sårbare eller kritiske punkter. Det er disse, der forårsager flest problemer og fører til store afvigelser.
En leder bør, mens han udøver kontrol, fokusere på de faktorer, der er kritiske for at evaluere præstation.
Det ville være unødvendigt og uøkonomisk for en leder at verificere alle detaljer i præstationen. Derfor skal du fokusere din opmærksomhed på kritiske præstationspoint.
Kontrol viser sig at være spild af tid, hvis der ikke træffes korrigerende handlinger. Korrigerende handlinger kan omfatte nytænkning af planer, reorganisering, udskiftning eller uddannelse af en underordnet, motivation af personalet osv..
Kontrol er kun berettiget, når angivet afvigelser fra planer korrigeres gennem korrekt planlægning, organisering, bemanding og vejledning..
Endnu ingen kommentarer