Det proces genudvikling er en forretningsstyringsstrategi, der fokuserer på analyse af arbejdsgange og forretningsprocesser i en organisation for at opnå væsentlige forbedringer i dens ydeevne, produktivitet og kvalitet.
Det er praksis med at genoverveje og redesigne den måde, arbejdet udføres på, for bedre at understøtte en organisations mission og reducere omkostningerne. Forretningsproces refererer til det sæt af sammenkoblede opgaver eller aktiviteter, der udføres for at opnå et specifikt resultat.
Det begynder med en vurdering på højt niveau af organisationens mission, strategiske mål og kundebehov. Der stilles grundlæggende spørgsmål, såsom Skal missionen omdefineres? Er de strategiske mål tilpasset missionen? Hvem er kunderne?
En virksomhed kan opleve, at den opererer under tvivlsomme antagelser, især med hensyn til sine kunders behov og ønsker. Først når organisationen genovervejer, hvad den skal gøre, beslutter den, hvordan den skal gøres bedre.
Artikelindeks
Inden for rammerne af den grundlæggende vurdering af mission og mål fokuserer genuddannelse på organisationens processer, trin og procedurer, der styrer, hvordan ressourcer bruges til at skabe produkter og tjenester, der imødekommer kundernes behov eller bestemte markeder..
Reengineering identificerer, analyserer og redesigner en organisations kerneforretningsprocesser med det mål at opnå dramatiske forbedringer i kritiske præstationsmål såsom omkostninger, kvalitet, service og hastighed..
Informationsteknologi ses som en handling, der muliggør oprettelse af nye former for organisation og samarbejde snarere end understøttelse af eksisterende forretningsfunktioner.
Processenergiteknik stammer fra forskellige discipliner, og der kan identificeres fire hovedområder, der er underlagt ændringer: organisation, teknologi, strategi og mennesker. En procesvisning bruges som en fælles ramme for at overveje disse områder.
Der er tre forskellige typer procesgenerering, som enhver virksomhed kan starte:
Denne type genudvikling kan føre en virksomhed til ekstraordinære reduktioner i omkostningerne ved processer, der ikke er grundlæggende, enten radikalt ændre disse processer eller endda eliminere dem helt..
Det går langt ud over, hvad der kan opnås med den sædvanlige indsats for at reducere omkostningerne.
Med bestræbelserne på denne type genudvikling søger den at dykke ned i de vigtigste processer, der produceres i virksomheden.
Dette er beregnet til at blive den bedste i sin klasse på verdensklasse niveau, samtidig med at der opnås konkurrencemæssig ækvivalens med de virksomheder, der tidligere har sat reglerne og fastlagt industristandarder..
Denne type genudvikling søger at lokalisere og gennemføre radikale innovationspunkter, ændre eksisterende regler og etablere en ny definition af de bedste i klassen for alle virksomheder, der forsøger at blive en..
Modellen fokuserer på elementet i forandring af mennesker, specifikt hvordan man sikrer, at de involverede medarbejdere støtter og tror på forandringen.
Efter at have gjort dette bevæger modellen sig til at se på forretningsdimensionen og fokusere på at identificere behovet for forandring, de mål, der skal opfyldes, hvordan disse mål vil blive opfyldt og den tidsskala, hvori den skal gennemføres..
Både den forretningsmæssige og personlige dimension skal iværksættes flittigt for at implementere en vellykket forandringsstrategi. Der er fem vigtige trin for at sikre medarbejderstøtte.
Medarbejderne skal være opmærksomme på præcis, hvilken ændring der finder sted, og hvorfor det er nødvendigt. Hvis medarbejderne ikke er opmærksomme på disse ting, kan de miste motivation og retning inden for strategien..
Ledelse har en afgørende rolle for at sikre, at medarbejderne er fuldt ud opmærksomme på hvert element i forandringsprocessen.
Støtte til ændringsstrategien skal komme naturligt fra medarbejderne. I stedet for at tvinge medarbejderne forandringer, herunder at inkludere dem i visionen og udviklingen af projektet, vil de sikre deres støtte til slutresultatet..
Reengineering vil sandsynligvis medføre en ændring i medarbejdernes rutine og færdigheder samt en generel ændring i organisationen..
Af denne grund skal medarbejderne støttes fuldt ud for at erhverve og udvikle disse færdigheder..
Denne viden skal udvikles, men den kan kun ske, hvis enkeltpersoner har den nødvendige færdighed..
Ændringsprocessen og belønningen for enkeltpersoner, der ændrer deres metoder, bør styrkes, efter at ændringen har fundet sted. Dette sikrer, at medarbejderne modstår fristelsen til at glide tilbage til gamle vaner..
Hovedstyrken ved modellen er, at den fokuserer på overgang, ikke ændring. Forskellen mellem disse er subtil, men vigtig.
Ændring er noget der sker med mennesker, selvom de ikke er enige i det. På den anden side er overgang, hvad der sker i folks sind, når de gennemgår forandring..
Ændring kan ske meget hurtigt, mens overgang normalt sker langsommere.
Modellen fremhæver tre overgangsfaser, som folk gennemgår, når de oplever forandring. Disse er:
- Opsigelse, tab og slip.
- Neutral zone.
- Ny begyndelse.
Bridges siger, at folk gennemgår hvert trin i deres eget tempo. For eksempel vil de, der er fortrolige med forandring sandsynligvis hurtigt gå videre til tredje fase, mens andre forbliver i første eller anden fase..
Genudvikling af forretningsprocesser er ikke en let opgave. Medmindre hver fase er gennemført, kan ændringsforsøg muligvis mislykkes.
En undersøgelse skal udføres. Hvilke processer fungerer muligvis ikke? Er konkurrencen bedre eller værre end virksomheden i nogle henseender?
Når alle oplysninger er tilgængelige, skal der udvikles en meget komplet plan med deltagelse af lederne for de forskellige afdelinger..
Ledelsen bliver nødt til at spille rollen som sælger. Du bliver nødt til at formidle den store vision om forandringen og vise, hvordan det vil påvirke selv de lavtuddannede medarbejdere positivt..
Som med ethvert andet projekt har procesregenerering brug for et team af højtuddannede og motiverede mennesker, der vil udføre de nødvendige trin. I de fleste tilfælde består holdet af:
Når det kommer til at foretage en større ændring, har du brug for tilsyn med nogen, der kan træffe beslutningerne, og hvem de skal kontakte direkte.
Der er brug for en person, der kender komplikationerne ved processen. Der griber operationschefen ind efter at have arbejdet med processerne og kunne bidrage med sin store viden.
De rigtige ingeniører er nødvendige. Genudviklingsprocesser kan have brug for ekspertise inden for flere forskellige områder, fra IT til fremstilling..
De korrekte KPI'er skal defineres. KPI'er varierer normalt afhængigt af den proces, der optimeres.
Derefter skal processerne følges individuelt. Den nemmeste måde at gøre dette på er ved at kortlægge dine forretningsprocesser..
Det er meget lettere, hvis du har alt skriftligt trin for trin. Det er her, den operationelle leder er praktisk, da det gør det lettere at definere og analysere processer..
Den mest grundlæggende måde at arbejde med processer på er gennem flowdiagrammer. Tag en blyant og et papir og skriv ned processerne trin for trin.
Hvis du har mere kendskab til teknologi, kan brugen af software til procesanalyse gøre alt meget lettere.
På dette tidspunkt er der ikke meget at tilføje. Hvad der nu skal gøres er at fortsætte med at omsætte teorierne i praksis og se, hvordan KPI'erne opretholdes.
Hvis KPI'erne viser, at den nye løsning fungerer bedre, kan du begynde at skalere løsningen langsomt og omsætte den til handling inden for flere og flere forretningsprocesser..
I 1980'erne gennemgik den amerikanske bilindustri en recession. Ford forsøgte at reducere omkostningerne og besluttede grundigt at analysere forretningsprocesserne i nogle af sine afdelinger og forsøgte at finde ineffektive processer.
De bemærkede, at mere end 500 mennesker arbejdede i regnskabsafdelingen. Til sammenligning arbejdede omkring 100 mennesker i samme afdeling hos sin konkurrent Mazda.
På trods af at Ford var en større virksomhed, satte den et målbart mål, som var at reducere antallet af medarbejdere i denne afdeling til kun 200 personer..
De iværksatte et procesgenerationsinitiativ for at finde ud af, hvorfor afdelingen havde så mange medarbejdere. De analyserede det nuværende system og fandt ud af, at det fungerede som følger:
- Da indkøbsafdelingen skrev en indkøbsordre, sendte den en kopi til afdelingen for regnskabspligt.
- Derefter modtog materialekontrolafdelingen merchandise og sendte en kopi af dokumentet relateret til gældskonti..
- Samtidig sendte leverandøren en kvittering for de leverede varer til gældskonti..
Kontor, der skulle betales, skulle matche de tre ordrer, og ved at matche dem udstedte han betalingen manuelt. Denne proces krævede meget arbejdskraft i afdelingen.
I stedet for at foretage mindre ændringer udviklede Ford en helt ny proces. Informationsteknologi spillede en vigtig rolle i denne nye proces.
De udviklede en database, hvortil der blev sendt en meddelelse, da indkøbsafdelingen havde afgivet en ordre.
Da materialerne blev leveret, lagde en lagermedarbejder dem ind i computeren. På denne måde kunne du straks kontrollere, om de leverede materialer var i orden, så de blev betalt automatisk senere.
På denne måde blev det fuldstændigt elimineret, at medarbejdere, der skulle betale leverandører, søgte at matche ordrer, hvilket reducerede antallet af administrative medarbejdere med 75%.
Taco Bell genopbyggede sin forretning med mere fokus på service-aspektet og centraliserede produktionsområdet.
Med oprettelsen af K-Minus-programmet blev kød, majs, bønner, salat, ost og tomater til deres restauranter nu tilberedt uden for restauranten. På restauranter blev disse tilberedte ingredienser kun samlet, når en kunde anmodede om det.
Nogle af succeserne med denne nye måde at arbejde på var øget medarbejdermotivation, bedre kvalitetskontrol, færre ulykker, større besparelser og mere tid til at fokusere på kundeservice..
Process genudvikling reducerer omkostninger og cyklustider ved at eliminere uproduktive aktiviteter og de ansatte, der udfører dem.
Teamreorganisering reducerer behovet for forskellige ledelsesniveauer, fremskynder informationsstrømme, eliminerer fejl og omarbejdning forårsaget af flere overførsler.
Genindvinding af processer forbedrer kvaliteten ved at reducere fragmentering af arbejdet og etablere et klart proceseejerskab.
Arbejdstagere tager ansvar for deres produktion og kan måle deres præstationer baseret på hurtig feedback.
Målet med procesgenerering er at modernisere forældede processer og ofte producerer tidsbesparende resultater. For eksempel kan organisationen opdage, at en bestemt proces kan udføres af to medarbejdere i stedet for fire..
Ved at skifte fra opgaveorienteret til procesorienteret er fokus på kunden. Dette har den fordel, at alle irrelevante processer hurtigt kommer i forgrunden, hvorefter de let kan fjernes eller ændres..
De ændringer, som en organisation foretager, er typisk kun gradvis synlige. For at forblive konkurrencedygtig og imødekomme kundernes behov skal du handle passende.
Med procesgenerering implementeres radikale ændringer i en relativt kort periode.
Nogle medarbejdere tilpasser sig muligvis ikke ændringerne, og nye ledere kan blive overvældet. Andre arbejdstagere bliver forældede, hvis deres primære rolle fjernes som en del af procesanmeldelsen.
Hvis en medarbejder mandag morgen hører, at deres fulde jobbeskrivelse er blevet ændret, kan dette virke foruroligende..
Derfor er det meget vigtigt, at de ændringer, der implementeres, kommunikeres godt til medarbejderen..
Genindvinding af processer kræver typisk investering, især i teknologi. Forældede metoder, såsom at udføre en opgave manuelt, står over for at blive erstattet af computerprogrammer.
Programmerne forbedrer effektiviteten og reducerer fejl, men virksomheden skal investere i software og uddannelse, en dyr mulighed for virksomheder, der straks vil reducere udgifterne.
Endnu ingen kommentarer