Det skriftlig kommunikation Det er enhver form for interaktion, der bruger den skrevne kode. Selvom det er baseret på det samme sproglige oralsystem, er dets egenskaber forskellige. I modsætning til andre er den skriftlige form således fuldstændig konventionel. Det skal følge definerede mønstre i overensstemmelse med de regler, der er fastlagt af sproget.
På den anden side er skriftlig kommunikation den mest almindelige af formerne for formel kommunikation mellem mennesker og udfører sociale funktioner af forskellige slags. Blandt dets anvendelser bruges det meget ofte til at dokumentere forskellige typer begivenheder og til at udføre interpersonelle interaktioner.
Derudover er en anden af dens mest relevante egenskaber, at den ikke kræver tilstedeværelsen af afsenderen og modtageren i samme rum og tid. Derfor modtages beskeden forsinket, og interaktionen mellem skribenten (afsenderen) og læseren (modtageren) er meget begrænset.
På den anden side er skriftlig kommunikation i det væsentlige en kreativ aktivitet, der kræver bevidst indsats. Denne indsats kommer fra de stimuli, der produceres af sindet.
I dette adskiller den sig fra den orale, hvor de samles udefra af sensoriske receptorer. De skriftlige kommer derimod fra intern intellektuel aktivitet.
Artikelindeks
Et af kendetegnene ved skriftlig kommunikation er relateret til tidsfaktoren. I en kommunikationssituation ansigt til ansigt modtages afsenderens krypterede meddelelser med det samme af modtageren.
Men i en skriftlig meddelelse er der altid en forsinkelse. Generelt er der ingen fast tidsfrist for denne forsinkelse.
Kommunikationscyklussen omfatter fire grundlæggende kommunikative elementer: afsenderen, meddelelsen sammen med kommunikationskanalen, modtageren og svaret eller reaktionen. Da modtagelsen af meddelelsen finder sted forsinket, er cyklussen for skriftlig kommunikation mere begrænset.
På grund af nye fremskridt inden for kommunikation og information tillader mange kanaler imidlertid, at det sidste trin i cyklussen (feedback eller svar) afsluttes på næsten samme tid som i en ansigt til ansigt-kommunikation. Et eksempel på disse er instant messaging-tjenester.
Den skriftlige optegnelse begrænser muligheden for redundans. I mundtlig kommunikation understøtter gestus og paraverbale elementer - såsom intonation - verbalt sprog.
Dette er ikke tilfældet i skriftlig kommunikation. Derfor er niveauet for efterspørgsel højere, hvilket tvinger udstederen til at bruge ordene med større præcision..
Faktisk har skriftlig kommunikation en høj social værdi. Denne vurdering falder med gentagelsen af ord og brugen af de samme syntaktiske mønstre. Her hersker originalitet og endda formel innovation.
Generelt er skriftlig kommunikation ikke en improviseret handling. Skrivning opfylder ofte en række betingelser eller krav. Blandt dem, hvis effektiv kommunikation søges, er det nødvendigt at være klar over indholdet af meddelelsen som helhed og dens interne artikulation.
For at gøre dette skal udstederen have en ordning med tekstorganisation. Efterhånden som teksten skrider frem, sammenkædes alle elementerne i meddelelsen, indtil de får relevante ideer med mening.
Hvad angår typer skriftlig kommunikation, er der lige så mange som de mange og forskellige områder af menneskelig handling. På denne måde forsvinder hver gang nogle (telegrammer), og andre vises (f.eks. E-mail). Kun nogle af disse vil blive beskrevet nedenfor..
Et notat er et populært middel til intern skriftlig kommunikation blandt medlemmer af en organisation. Det er en kort form for brev med minimale former for høflighed og øjeblikkelig adgang til det specifikke emne i meddelelsen.
I denne form for kommunikation er der generelt foruddefinerede formater. Hovedreglen, der skal overholdes, inkluderer den korrekte ordlyd og personlig og hierarkisk respekt. Skrivemåden skal være direkte og uden kendskab af nogen art.
Rapporter er en anden type skriftlig kommunikation. De kan bruges til kommercielle, uddannelsesmæssige, juridiske eller videnskabelige formål.
Afhængigt af rapportens art og formål kan der være foruddefinerede formater. Generelt bør en rapport imidlertid indeholde en kort introduktion, nøglemål og resultater..
Ved nogle lejligheder er grafer og tabeller inkluderet for at lette forståelsen af resultaterne. Tilsvarende indeholder mange rapporter en liste med anbefalinger..
Brochurer er publikationer, hvor virksomheder præsenterer deres produkter og tjenester. De er også sendt for at hjælpe salgsrepræsentanter i deres kundebesøg..
Virksomheder producerer brochurer i mange former og størrelser. Nogle brochurer har brevstørrelse, mens andre foldes i halv eller tre sektioner.
På den anden side er de præget af at være meget farverige og med en overflod af billeder i deres vigtigste produkter eller tjenester. Teksterne er få og med meget hvidt mellemrum, så brochuren let kan læses.
E-mails er nu en meget almindelig form for kommunikation. De bruges til at sende dokumenter, organisere møder, bekræfte aftaler og kontakte jobkandidater. Derudover bruges de til at håndtere personlige anliggender.
På trods af sin relative uformalitet skal e-mails følge visse konventionelle regler. Til dette formål tildeler dets format mellemrum til afsender, modtager, emne og et rum, hvor meddelelsen skal skrives..
Selvom de bruges til ikke-kommercielle formål, er der visse konventioner, der skal følges for at undgå negative reaktioner. Blandt dem kan vi nævne den korrekte skrivning af navne og titler, den korrekte brug af tegnsætningstegn og den korrekte konformation af sætninger og afsnit..
Forslag er dokumenter, der beskriver fremtidige projekter. Disse er normalt kun en eller to sider lange. De inkluderer de tilknyttede omkostninger ved hver specifikke opgave i projektet.
Andre omkostninger, der ikke er direkte til projektet, kan medtages, f.eks. Tryk-, post- og portomkostninger..
Breve er en af de ældste former for skriftlig kommunikation. Emnet for brevene kan være personligt eller forretningsmæssigt. Før fremkomsten af elektroniske formularer var disse et meget populært kommunikationsmiddel. Som i e-mails blev der på kommercielt niveau brugt ædru former for høflighed og koncise beskeder.
Imidlertid viste de personlige breve mindre konventionalisme i deres skrivning. Gratis behandlinger var minimale. Udviklingen af temaet var bekvemt for afsenderen og modtageren af meddelelsen. Antallet af sider var begrænset af kapaciteten på begge sider. Disse er gradvist blevet erstattet af elektroniske meddelelser.
Telegrammet er en kort og forenklet version af et brev. Her holdes høflighedsformler på et minimum og undertiden udeladt. Beskedteksten er skrevet, hvorved så mange ord som muligt udelades, og det minimum, der er nødvendigt for at give mening..
Ligeledes var høflighedsformerne generelt standardformer og forkortede former (Mr. for Mr., Mrs., for Mrs. og lignende). Som i breve er dets anvendelse faldet med fremskridt med elektroniske medier.
Dette var den banebrydende måde at overføre skriftlige meddelelser elektronisk på. På trods af at både dens skrivning og læsning blev foretaget på skriftligt papir, blev dens transmission foretaget elektronisk. Dets anvendelse er faldet på grund af den voksende brug af elektroniske medier.
Generelt betragtes de tre hovedelementer i skriftlig kommunikation som struktur (form for indhold), stil (skrivning) og indhold (tema).
Når det kommer til struktur, hjælper det læserne med at forstå emnet. Derfor anbefales det at være klar over formålene inden du begynder at skrive.
I forhold til stil er dette relateret til udstederen i første omgang. Det er dog også vigtigt at overveje de potentielle modtagere af det skrevne materiale. Nogle gange kræver det brug af korte sætninger eller afsnit med et enkelt ordforråd. Nogle gange skal meddelelsen være lidt længere og udførlig.
Endelig med hensyn til emnet kan dette være af en stor variation. Alle områder af menneskelig interaktion kan være genstand for skriftlig kommunikation. Dette inkluderer alt fra videnskabelig til personlig gennem love og procedurer..
Skriftlig kommunikation er et permanent informationsmiddel. Derfor er det nyttigt, når der kræves journalføring. På samme måde er det meget vigtigt i den korrekte delegering af ansvar og i udarbejdelsen af normer og procedurer. På den anden side tillader det gentagne forespørgsler på meddelelser.
Takket være muligheden for varighed i tid er skriftlig kommunikation ideel som kontrolværktøj. Kontrol- eller resultatark, love, aftaler og andre er de dokumenter, der oftest behandles gennem denne kommunikationsform..
Skriftlig kommunikation har et højt niveau af bevarelse. Dette gør det muligt at være sikkert og holdbart. Teknologiske fremskridt har muliggjort andre måder til opbevaring af information. Indtil nu er det originale skriftlige dokument dog fortsat det endelige bevis for dets eksistens og originalitet..
Folk, der bruger dette medium, reflekterer effektivt, før de skriver. Handlingen med at skrive en besked er altid forud for en proces med at tænke og definere, hvad du vil udtrykke. Selv selve skrivningen er en reflekterende proces. Derfor er denne kommunikative tilstand ideel til transmission af nøjagtighed og præcision..
I meddelelser transmitteret gennem skriftlig kommunikation er der mindre risiko for forvrængning. I dette kommunikationssystem registreres oplysningerne permanent og kan verificeres når som helst. Der er således mindre mulighed for forvrængning eller ændring af informationen.
På den anden side er der mindre chance for at fortolke beskederne fejlagtigt. I tvivlstilfælde kan meddelelsen læses igen så mange gange som nødvendigt, indtil den er fuldt forstået..
Læse- eller genlæsningshastigheden kan også justeres til forståelsesniveauet for modtageren af meddelelsen. På denne måde kan det garanteres, at hvis både afsenderen og modtageren håndterer de samme koder, kommer beskeden som ønsket..
Skriftlig kommunikation er ikke økonomisk. Der er omkostninger relateret til materialet (blandt andet papir og blæk) og arbejdet, der bruges til at skrive og levere skrifterne. Disse omkostninger kan stige afhængigt af den fysiske afstand mellem afsenderen og modtageren..
Brug af skriftlig kommunikation kræver store færdigheder og kompetencer i brugen af sprog og ordforråd. Manglen på skrivefærdigheder og den dårlige kvalitet af teksterne har en negativ indvirkning på budskabet og sætter dets effektive forståelse i fare.
Feedback på beskeden i skriftlig kommunikation er ikke øjeblikkelig. I denne type kommunikation er kodning og afkodning langsom.
Afhængig af den anvendte kode kan forståelsen tage længere tid end ønsket. Under alle omstændigheder er feedbacken bekvemt for modtageren af meddelelsen, ikke afsenderen.
At være et reflekterende medium er det sværere at udtrykke emotionalitet i skriftlig kommunikation. Faktisk bruger digtere og kunstnere, der bruger dette medium til at udtrykke skønhed og følelser, teknikker, der er svære at håndtere. Ved nogle lejligheder har de succes, men andre opfylder de ikke målet om at overføre kunstnerens følelsesmæssighed.
Denne type kommunikation er kendt som kold, upersonlig og kontraster med andre former for kommunikation, der kan omfatte verbale og gestikale træk. Af denne grund bruges det oftere til transmission af information, hvor nøjagtigheden af fakta er det vigtige..
Den skriftlige kommunikationsmetode gør det vanskeligt med det samme at bekræfte modtagelsen af meddelelsen. I nogle tilfælde er det ikke engang muligt at afgøre, om meddelelsen nåede den tiltænkte modtager..
Manglende fleksibilitet er en anden ulempe ved skriftlig kommunikation. Når en original besked er udstedt, er der ingen mulighed for en hurtig indholdskorrektion.
Eventuelle ændringer, der er nødvendige, skal godkendes af modtageren af meddelelsen. På samme måde påvirker hver rettelse, endda delvis, hele meddelelsen..
Endnu ingen kommentarer