Det kontorfunktioner dominerende Det er de administrative aktiviteter, der udføres af personalet i en virksomhed, organisation eller institution, og som er nødvendige for deres drift. Hvis det gøres effektivt, vil resultaterne normalt være meget bedre, end hvis de gøres dårligt..
Kontorarbejde har typisk en almindelig mandag til fredag, der begynder kl. og varer indtil kl. 16 eller kl. 17, selvom dette varierer efter land eller region.
De fleste kontorjob kræver grundlæggende færdigheder såsom: flydende mundtlig kommunikation, evnen til at skrive, arkivere og nogle erfaringer med kontorudstyr såsom computere, kopimaskiner osv..
Afhængig af niveauet for den stilling eller det ansvarsområde, det kræves, kræver det, at personen har en teknisk uddannelse, universitet eller fjerde niveau.
Dette er den første og vigtigste opgave, da den består i at definere, hvordan organisatoriske metoder og strukturer kan bidrage til forretningsplanen..
Der er teknologiske værktøjer, der hjælper disse metoder til senere at blive specificeret i opgaver fordelt på teammedlemmerne, men kun god planlægning kan garantere, at alt ender med at tilføje til forretningsmålsætningen..
Generel planlægning kræver en klar forretningsvision og et bestemt hierarkisk niveau inden for virksomheden, men hvert teammedlem skal planlægge deres arbejde, så de kan nå de opstillede mål og deadlines..
En opgave, der dagligt optager tiden for dem, der arbejder på et kontor, er skrivning i ethvert medium af rapporter, der understøtter eller detaljerer deres funktioner, eller som tjener til at forklare resten af deres kolleger detaljerne (baggrund, fremskridt, resultater, fordele og ulemper osv.) for et bestemt projekt.
Disse dokumenter fungerer også som en registrering af aktiviteten i den organisation, som kontoret tilhører, til fremtidige revisioner eller gennemgange..
De er møder mellem medlemmerne af et arbejdsteam, hvor ideer udveksles om igangværende projekter, nye forslag præsenteres, præsentationer, rapporter eller rapporter deles..
Normalt har de som mål at tilpasse alle tilstedeværende mod opnåelse af et fælles mål, tildele roller, opgaver og deadlines til hver enkelt. De tjener også til at løse problemer, der kan være opstået i udførelsen af opgaver.
De har normalt en meget defineret frekvens, varighed og dynamik. Ligeledes registreres det, der diskuteres i dem, normalt i minutter eller minutter til arkivering.
Nogle organisationer holder møder dagligt, andre flere dage om ugen, andre hver anden uge og andre andre månedligt. Hyppigheden af møderne afhænger af hver enkelt virksomhed og dens behov.
Det handler om at koordinere dagsordenen for alle de mennesker, der skal være i et møde på en sådan måde, at de formår at falde sammen på et bestemt sted og tidspunkt.
Det er en skræmmende opgave, så det kan være en god idé at stole på teknologi. Der er applikationer, såsom ScheduleOnce, der giver dig mulighed for at planlægge møder automatisk, så gæsterne kan se de tilgængelige datoer og vælge et tidspunkt, der passer til dem..
Det er en opgave, der kan tage lang tid. En Adobe-rapport, der blev offentliggjort i 2016, og som var resultatet af en selvadministreret undersøgelse af mere end tusind arbejdere, afslører at vi i gennemsnit bruger 20,5 timer hver uge på at kontrollere vores e-mail til arbejde.
Klassificering, læsning og besvarelse af e-mails er en meget almindelig form for kommunikation og tillader udveksling af filer og indtryk relateret til et projekt eller en organisationsproces.
Selvom virksomheder konstant søger efter mere effektive måder at administrere e-mails på, er der også applikationer til dette som Gmails smarte etiketter.
En anden måde at fremskynde denne opgave på er at inkorporere standard e-mail-skabeloner eller tekster, der kan sendes med minimale ændringer til forskellige modtagere og på forskellige tidspunkter..
I denne opgave skal det garanteres, at pengene opfylder deres livscyklus i køb og salg af produkter og tjenester; har alle fakturaer indsendt, bogført, betalt og afsendt. Selvfølgelig er der kontorer, hvor de kun dedikerer sig til dette.
Denne aktivitet inkluderer også ajourføring af finansielle konti og juridiske dokumenter, så der ikke er problemer med den juridiske ramme, der vedrører den pågældende organisation..
Denne funktion sikrer, at alle varer, der er relateret til virksomhedens arbejde, transporteres til og fra lager og kunder. Det inkluderer også kontakt med leverandører for at få råvarer til fremstilling af nye produkter..
Målet med denne funktion er at garantere, at virksomheden har alt, hvad der er nødvendigt for at holde produktionen af den vare eller tjeneste, som den kommercialiserer, i gang..
På et kontor er det også nødvendigt at svare på telefonen, da det er et kommunikationsmiddel med klienter, leverandører og blandt kollegerne selv..
Selvom det virker som en simpel opgave, kræver det en bestemt protokol, da det kan være stemmen, som nogen uden for virksomheden forbinder med sit image. Derfor er det vigtigt at respektere reglerne for høflighed, opretholde en institutionel tone, moderere lydstyrken og det anvendte ordforråd..
Et andet vigtigt stykke information, som undertiden overses, når denne funktion udføres, er at nedskrive så mange data som muligt om personen på den anden side af telefonen; Dette giver virksomhedens kontaktdatabase og giver dig mulighed for korrekt at følge op på det spørgsmål, der diskuteres under telefonsamtalen..
De fleste af de opgaver, der udføres på et kontor, genererer noget dokument: fakturaer, noter, minutter, minutter, salgsrapporter osv..
I digitalt eller på papir er det en mængde information, der kræver, at nogen har ansvaret for katalogisering, arkivering og beskyttelse af det i henhold til dets vigtighedsniveau for virksomheden.
Netop dette sidste punkt, beskyttelsen af information, er et emne, der er blevet hovedpine for mange organisationer, for hvilke der vokser flere og flere værktøjer, protokoller og procedurer, der giver sikkerhed i filen og transmission af data. Følsomme data i en organisation.
I nogle tilfælde bruges eksterne harddiske, mens der i andre er specielle servere til disse sager eller lagerplatforme i "skyen" som Microsoft OneDrive, Google Drive eller Apple iCloud..
En opgave, der til trods for ikke kræver en meget høj akademisk uddannelse, men kræver god organisering, ansvar og en følelse af haster, er distribution af korrespondance inden for kontoret.
En skitse af et design, det kreditkort, banken sender, fakturaerne fra en leverandør eller svarbrevet fra en statslig enhed, er nogle af de dokumenter, som enhver medarbejder kan vente på, og som mange andre processer inden for virksomheden.
Denne funktion består i fysisk behandling af kunder med tvivl eller klager over de produkter eller tjenester, der tilbydes af virksomheden..
Den består i at udskrive de dokumenter, der skal opbevares fysisk, eller tage kopier af dem, der skal opbevares i duplikat eller leveres til arbejdstagerne i virksomheden.
Dette er en af opgaverne i personalevalgsprocessen. De kan udføres individuelt eller i grupper, dvs. fokusere på en enkelt kandidat eller på flere.
Kontorartikler er vigtige for dets effektivitet. Papirvarer, printerblæk, emballage eller papir skal altid være tilgængelige, så der skal være nogen, der har ansvaret for deres ledelse.
Administrative procedurer er afgørende for, at en virksomhed opretholder stabilitet og kan opnå forretningssucces. At være opmærksom på juridiske spørgsmål, papirarbejde og andre bureaukratiske ordninger er nogle af disse funktioner.
Endnu ingen kommentarer