Formen af indkøbsrekvisition Det er dokumentet, der genereres af en brugerafdeling eller af lagerpersonale, der underretter indkøbsafdelingen om de varer, der skal bestilles, mængden og leveringstidsrammen. Køb i en virksomhed begynder med at indsamle krav.
Når de er blevet kompileret, skal indkøbsafdelingen informeres. Købsrekvisitionen er det dokument, der indeholder listen over disse krav. For at forhindre svindel har afdelingsledere generelt ikke tilladelse til at afgive ordrer direkte fra leverandører eller købe på vegne af virksomheden..
I stedet er det en anden afdeling kaldet indkøbsafdelingen, der faktisk afgiver ordrer hos eksterne leverandører. Lederne for de forskellige afdelinger bruger formularerne til indkøb af rekvisitioner til at informere denne afdeling om, hvilke materialer der skal købes..
Indkøbsrekvisitioner og indkøbsordrer er nøgledokumenter i processen med at erhverve de varer, som virksomheden har brug for til sin drift, og standardisere ordreprocessen internt og eksternt..
Artikelindeks
Nøglepunkterne ved indkøbsrekvisitionen er som følger:
- Det er en anmodning, der sendes til indkøbsafdelingen om at erhverve en bestemt liste over materialer.
- Du har brug for godkendelse fra indkøbsorganisationen.
- Det er et internt dokument; det vil sige, det forbliver inden for organisationen.
Du kan oprette en indkøbsrekvisition til følgende typer indkøb:
At skaffe forsyninger og materialer fra leverandører, både til produktionsprocesser som kontorartikler og andre aktiver.
At levere råmateriale til en leverandør og dermed opnå et færdigt produkt.
At få materiale, der opbevares i virksomhedens faciliteter, og leverandøren betales for det.
At få materiale fra en anden afdeling eller et område, der er inden for samme organisation.
At opnå tjenester fra en tredjepartsudbyder, såsom at udføre anlægsvedligeholdelsesarbejde.
De grundlæggende komponenter, der udgør en indkøbsrekvisition, er:
- Rekvisitionens nummer, der muliggør identifikation af dokumentet. Skal være fortrykt.
- Anmodende afdeling.
- Anmodningsdato og anmodet leveringsdato.
- Navn på den person, der forbereder rekvisitionen og underskrift på den person, der udfører den tilsvarende tilladelse.
- De ønskede varer skal beskrives detaljeret for at undgå unøjagtige data. Beløbet skal være nøjagtigt; det er meget vigtigt at placere den krævede enhed (kilo, liter, enheder osv.).
- Underskrift af indkøbsafdelingslederen, der godkender eller ikke godkender købet.
- Hvis der allerede er anmodet om tilbud fra leverandører, skal de vedlægges rekvisitionen.
Indkøbsrekvisitionsprocessen bruges af organisationer til at placere og spore ordrer på forsyninger. Disse kan være alt fra råvarer til kontormøbler og mere.
Når en afdelingsleder overvejer, at materialet er ved at løbe tør, udfylder de formularen til indkøbsrekvisition, som inkluderer felterne angivet ovenfor..
En indkøbsrekvisition er den form, som en virksomhedsafdeling sender til indkøbsafdelingen med en liste over de varer, som den ønsker at blive bestilt fra en ekstern leverandør..
Denne proces giver brugerne mulighed for at afgive en ordre, modtage tilsynsmyndighedsgodkendelse og vigtigst af alt lade tredjepartsleverandører afgive pristilbud..
Når indkøbschefen modtager indkøbsrekvisitionen i denne proces, kan han gennemgå alle de oplysninger, der er indsendt af den oprindelige bruger. Lederen vælger blot, om rekvisitionen er godkendt eller ej.
Hvis den ikke godkendes, er der en boks, der angiver årsagen til beslutningen, og den anmodende afdeling vil blive informeret om denne beslutning. Men hvis lederen giver sin godkendelse, er det næste skridt at anmode om et tilbud fra leverandørerne.
Fra tid til anden har en virksomheds afdelinger brug for materialer; indkøbsrekvisitionen starter købsprocessen. Indkøbsafdelingen vil handle i overensstemmelse med dokumentets styrke.
Hvis der er et problem, fungerer dokumentet som bevis for, at en afdeling bestilte leverancerne med en bestemt kommunikation.
Hvor der ikke er nogen ordentlig kontrol, kan medarbejdere engagere sig i svig, da de kan anmode om materiale til personlig brug..
Med en indkøbsrekvisition er der foranstaltninger til at sikre, at der ikke udøves svig. Ansøgningen skal gå gennem flere hænder for at sikre dens nøjagtighed og nødvendighed.
Med rekvisitionskendelser implementeret undgås mulighederne for svig. Virksomhedens aktiver er også beskyttet.
Når en organisation kræver, at alle rekvisitioner gennemføres centralt gennem indkøbsafdelingen, er det let at styre hele processen.
Købere drager også fordel, da de nu kan samle indkøb og udnytte organisationens købekraft til at forhandle om bedre vilkår..
Rekvisitionsnummer: 00455
Dato: 15. maj 2018
Ansøgerens navn: Annaliese Corvo
Stilling: uddannelsesvejleder
Afdeling: Personaltræning
Årsag til anmodningen: Følgende artikler skal bruges i uddannelseskurset "Kvalitetssikring", som vil blive givet i løbet af ugen 16. til 20. juli 2018.
- 01 flip chart markør sag.
- 12 blyanter.
- 01 flipover med 20 hvide ark: 1 meter bred x 1,5 meter lang.
- 12 notesbøger i fuld størrelse i en linje.
- 06 farvede tavlemærker.
- 12 viskelæder.
- 12 blå blækpenne.
Der er vedlagt 2 tilbud modtaget fra papirleverandører.
Autoriseret af: Alberto Moreno
Stilling: Personalechef
HR afdeling
Produktionsafdelingen i Confecciones Tely, S.A. Du skal bestille forskellige materialer og udfylde formularen til indkøbsrekvisition. Denne formular underretter indkøbsafdelingen om, at disse forsyninger er nødvendige..
Indkøbsafdelingen kan godkende eller nægte den modtagne rekvisition. Hvis godkendt, oprettes en indkøbsordre.
Indkøbsordren sendes til sælgeren for at købe produkterne. Leverandøren producerer og leverer produkterne med en faktura.
Modtagelsesafdelingen modtager produkterne og leverer modtagelsesrapporten til regnskabsafdelingen.
Hvis alle dokumenter er i overensstemmelse, udsteder regnskabsområdet godkendelsen af fakturaen til kassereren, hvilket indikerer, at betalingen kan ske til leverandøren..
Endnu ingen kommentarer